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Entrando en una nueva era: La transformación del equipo interno de HappyHost con Breezeway
HappyHost una empresa de administración de arriendos a corto plazo que opera en tres regiones de Chile. Con una cartera creciente de 145 propiedades y un equipo de 25 empleados, HappyHost se enorgullece de ofrecer hospitalidad de alta calidad tanto a propietarios como a huéspedes. Su enfoque práctico, compromiso con la excelencia operativa y foco en la satisfacción del huésped los han posicionado como un proveedor confiable en el mercado local de alquileres vacacionales.

La situación
Antes de implementar Breezeway, HappyHost dependía de hojas de cálculo de Excel y WhatsApp para coordinar limpiezas, inspecciones y mantenimiento. Este sistema generaba errores de coordinación, demoras e ineficiencias entre los equipos. Los cambios de reservas a último minuto causaban cuellos de botella en la programación, y los problemas reportados por los huéspedes a menudo quedaban sin resolver. Estas brechas operativas impactaban negativamente la calidad de las estadías y debilitaban la confianza con los propietarios.
La solución
Al implementar Breezeway, HappyHost logró centralizar la gestión de tareas, automatizar la programación y mejorar la comunicación entre equipos. Con la sincronización en tiempo real desde su sistema de gestión de propiedades, Guesty, las tareas ahora se crean y asignan automáticamente según las fechas de check-in y check-out. Las plantillas de inspección de Breezeway y su aplicación móvil han empoderado a los equipos de campo para reportar incidencias al instante, lo que permite un mantenimiento más ágil y preventivo. Como resultado, HappyHost mejoró la coordinación interna, elevó sus estándares de servicio y logró escalar sus operaciones.
Resultados
Del caos a la coordinación
Antes de implementar Breezeway, HappyHost dependía en gran medida de herramientas manuales como Excel para la programación y WhatsApp para la comunicación interna. Este proceso fragmentado causaba frecuentes errorer de coordinación entre equipos, especialmente en periodos de alta rotación. Un empleado a tiempo completo se dedicaba exclusivamente a asignar limpiezas, coordinar con supervisores y responder a cambios de última hora, lo que a menudo resultaba en horas extra. Jesús Becerra, Coordinador de Logística y Operaciones, recuerda: “Teníamos reuniones frecuentes y largas solo para lograr una coordinación interna confiable.”
Con Breezeway, HappyHost ahora utiliza flujos de trabajo automatizados sincronizados directamente con su PMS, Guesty. Cada vez que se crea o modifica una reserva en Guesty, Breezeway genera automáticamente las tareas correspondientes, ya sean de limpieza, inspección o mantenimiento, según etiquetas y flujos de trabajo específicos para cada propiedad. Jesús explicó: “Las tareas están configuradas para iniciar en horarios específicos, y monitoreamos los tiempos de inicio para detectar retrasos o problemas en las propiedades a tiempo.” Esta automatización ha traído estructura, agilidad y supervisión a las operaciones diarias, reduciendo significativamente el esfuerzo manual y minimizando el riesgo de errores humanos.
"Guesty se integra perfectamente con Breezeway, automatizando y optimizando nuestras operaciones. La sincronización es casi instantánea y las tareas se crean de inmediato. Asignar tareas solía tomar horas; ahora nuestro supervisor puede hacer el mismo trabajo en solo 15 minutos al día gracias a Breezeway y Guesty."
- Jesús Becerra, Coordinador de Logística y Operaciones, HappyHost
Mantenimiento proactivo y prevención
En el pasado, el mantenimiento en HappyHost era mayormente reactivo. Sin un sistema centralizado para rastrear incidencias recurrentes, algunas propiedades requerían múltiples visitas por el mismo problema. La falta de registros confiables dificultaba saber quién había hecho qué y cuándo. Jesús comentó: “Solíamos visitar cada propiedad nosotros mismos solo para descubrir los problemas. No había una forma consistente de dar seguimiento o asegurar que las tareas se completaran.”
Hoy, la empresa utiliza las plantillas de inspección y la automatización de tareas de Breezeway para construir un programa de mantenimiento proactivo. Los equipos de campo reportan incidencias directamente a través de la app de Breezeway, usando fotos, notas y listas de verificación. Estos datos se usan para generar tareas de seguimiento antes del próximo check-in. Aylin Baeza, Encargada de Reservas y Experiencia del Huésped, comentó que su proceso ahora incluye tanto respuestas reactivas, basadas en comentarios de los huéspedes, como inspecciones preventivas iniciadas por el equipo. “Creamos tareas de inspección diseñadas para identificar áreas de mejora o necesidades de mantenimiento antes de que se conviertan en un problema.” Este enfoque ha permitido que HappyHost pase de reparaciones reactivas a un cuidado proactivo de las propiedades, mejorando el control de calidad y reduciendo tiempos muertos entre estadías.
Equipos más fuertes, huéspedes más felices
Uno de los cambios más significativos que Breezeway ha traído a HappyHost es la mejora en la comunicación y colaboración entre departamentos. Antes, la falta de una plataforma centralizada hacía que los equipos de limpieza, mantenimiento y atención al cliente utilizaran canales separados para reportar y responder a problemas. Esto generaba falta de coordinación, demoras y, en algunos casos, quejas de huéspedes. Jesús explicó: “Hubo momentos en que los problemas no se revisaban antes del check-in, y el personal sentía que sus aportes no eran valoradas. Eso causaba frustración y tensión dentro del equipo.”
Con Breezeway, la comunicación ahora es centralizada y transparente. Los equipos completan tareas, suben fotos, asignan prioridades y responsabilidades dentro de una sola plataforma. Aylin explicó: “Ahora todo está centralizado en Breezeway. Las tareas incluyen prioridad, detalles e imágenes, así que las respuestas internas son más rápidas y enfocadas, con menos conflictos.” Al eliminar las conjeturas y confusiones, Breezeway ha fortalecido la relación entre el personal de campo y los equipos de oficina. Los empleados se sienten escuchados y empoderados, lo que ha elevado la moral y la satisfacción laboral. El resultado: operaciones más fluidas y una experiencia más consistente para los huéspedes.
Estas mejoras también han tenido un impacto medible en la satisfacción de los huéspedes. La resolución más rápida de problemas y propiedades constantemente limpias y bien mantenidas han resultado en mejores reseñas y más reservas repetidas. Jesús resumió, “Desde que adoptamos Breezeway e implementamos estas mejoras, nuestra calificación promedio de huéspedes ha subido de 4.5 a 4.7.” Con todo funcionando de manera más eficiente detrás de escena, HappyHost ahora puede ofrecer las experiencias elevadas que tanto huéspedes como propietarios esperan.
Es como entrar a una nueva era: una transformación interna positiva. Breezeway innova constantemente, motivándonos a seguir aprendiendo y mejorando. La atención al cliente es rápida y multicanal. Es increíble optimizar cada proceso.
Breezeway no es solo una herramienta, es un cambio de mentalidad. Nos ha ayudado a profesionalizar las operaciones, ahorrar tiempo y mejorar la experiencia tanto de huéspedes como de propietarios. Su sistema de tareas e inspecciones es muy completo, mejorando la trazabilidad y el control operativo en cada etapa del proceso.
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