Mejora en la comunicación del equipo y la gestión de tareas

Antes de Breezeway, las asignaciones de tareas y actualizaciones estaban dispersas por WhatsApp, lo que facilitaba la pérdida de información clave. Ahora, todo está centralizado. “Si no está en Breezeway, no ha pasado”, comenta Carla Montesinos. El equipo ahora tiene asignaciones claras, lo que garantiza que todas las responsabilidades estén documentadas y controladas.

Con Breezeway, Global Vacacional puede crear listas de control detalladas para limpieza y mantenimiento, asegurando que cada tarea se complete a tiempo y de manera efectiva. La plataforma permite al personal subir fotos y notas, ofreciendo responsabilidad y visibilidad a todo el equipo. En lugar de mensajes de ida y vuelta, los supervisores pueden verificar el trabajo realizado directamente en Breezeway, haciendo el control de calidad más eficiente. Los problemas de mantenimiento se registran y asignan de forma sistemática, reduciendo los retrasos y los malentendidos entre equipos.

Mejor planificación y automatización

La planificación manual provocaba errores frecuentes e ineficiencias. Con la programación automatizada de Breezeway, Global Vacacional asegura que todas las tareas de limpieza y mantenimiento se asignen de forma sistemática y se completen a tiempo. Carla subraya: “Me siento tranquila sabiendo que no quedará ninguna tarea de limpieza o mantenimiento sin hacer”.

La integración de Breezeway con su PMS, Avantio, programa automáticamente las tareas basándose en los datos de las reservas. “Hacemos todo en la oficina con Avantio, y todo en las propiedades con Breezeway”, añade Carla. Cuando un huésped hace el check-out, Breezeway activa automáticamente las asignaciones de limpieza e inspección, garantizando una transición fluida entre estancias. Esta automatización elimina el error humano, asegurando que las propiedades se mantengan siempre limpias y en buen estado. Además, las tareas de mantenimiento pueden programarse con antelación o a demanda cuando un huésped informa de un problema, evitando prisas de última hora para solucionar incidencias antes de la llegada de nuevos huéspedes.

Mayor satisfacción de propietarios y Huéspedes

Gracias a las herramientas de seguimiento y generación de informes de mantenimiento de Breezeway, Global Vacacional puede comunicarse fácilmente con los propietarios. En lugar de realizar largas llamadas explicando los trabajos de mantenimiento, ahora envían un enlace con informes detallados. “Esto nos ha ahorrado muchísimo tiempo y ha hecho que la comunicación con los propietarios sea mucho más eficiente”, comenta Carla. Además, los problemas de mantenimiento y limpieza se abordan de forma proactiva, lo que reduce las quejas de los huéspedes y garantiza una experiencia de alta calidad constante en todas sus propiedades.

Seguimiento de tareas administrativas con las listas de verificación de Breezeway

Carla comentó: “En Global Vacacional no solo usamos las listas de verificación de Breezeway para gestionar limpiezas, inspecciones y mantenimiento, sino también para hacer seguimiento y controlar tareas administrativas”. Por ejemplo, han creado listas de verificación para:

• Publicar nuevas propiedades: creación de contratos, solicitud de documentación a distintas instituciones, envío de información a los propietarios, cálculo de tarifas de limpieza, etc.
• Publicación: registro en portales, incorporación en los diferentes softwares que utilizamos, y optimización de perfiles.
• Marketing: fotos de la propiedad, redacción de la descripción y optimización SEO.
• Baja de propiedades: eliminación en todas las plataformas, en el sitio de reservas directas y en los flujos de trabajo de Breezeway.

Estas listas de verificación administrativas no solo garantizan consistencia y precisión, sino que también permiten a Global Vacacional monitorear el tiempo y los recursos invertidos en cada paso. Este seguimiento proporciona datos de gran valor que ayudan al equipo a calcular el costo y el esfuerzo necesarios para incorporar y gestionar cada propiedad. Con Breezeway, la eficiencia administrativa deja de ser una meta abstracta: ahora es algo medible y accionable.