Del Google Drive a una planificación estructurada y anticipada
Uno de los cambios más significativos para Win to Win Rentals fue pasar de una planificación diaria y reactiva a una visión anticipada de las operaciones. Antes, el equipo trabajaba con lo que podía prever en el día. Hoy, con Breezeway, pueden programar tareas con semanas de antelación y gestionar mejor los recursos del equipo de limpieza.
"Con Breezeway se puede adelantar y gestionar el personal, saber cuántas limpiadoras te van a hacer falta. Da ese plus en antelación, además de que es más completo. Conoces la hora en la que se ha empezado, te puede dejar comentarios."
Esta capacidad de planificar con anticipación se traduce en operaciones más ordenadas, menos tareas olvidadas y mejor asignación de recursos, algo especialmente clave en un portfolio de más de 140 propiedades.
Planificación por usuario: todo en una sola pantalla
La vista de planificación por usuario es, según Salvador, la funcionalidad que más valor le aporta. En una sola pantalla puede ver todo lo que está ocurriendo en la empresa en tiempo real: entregas presenciales, técnicos visitando apartamentos, limpiadoras reportando incidencias.
"Lo que a mí más me gusta es el apartado de programación en planificación por usuario. En una sola pantalla puedo ver lo que está ocurriendo en ese momento en la empresa. No tengo que estar de aplicación en aplicación o de pantalla en pantalla cambiando, sino que me lo facilita bastante."
Esta vista centralizada también permite optimizar las rutas del equipo. Al ver todas las tareas asignadas en el día junto con la disponibilidad de cada apartamento, el equipo evita desplazamientos innecesarios. Si un técnico necesita entrar a llevar repuestos y el apartamento está ocupado, la plataforma muestra cuándo queda libre y la tarea se reprograma con total tranquilidad.
Trazabilidad total: histórico de tareas con fotos y comentarios
Otro aspecto que Salvador destaca como uno de los mayores beneficios es la trazabilidad. En cualquier momento puede consultar el histórico completo de un apartamento: qué tareas se han realizado, cuándo, quién las hizo, con comentarios y fotografías.
"Quiero ver qué cosas se han hecho en el apartamento de la calle tal, me meto en Breezeway, selecciono los filtros histórico y veo en tiempo real un histórico de todas las tareas que se han realizado, con comentarios y con fotografías. Eso es lo mejor. Anteriormente con cualquier otro programa alguien podía tocar, alguien podía borrar. En Breezeway lo tienes ahí fijo. Eso es súper positivo."
Esa fiabilidad del registro también les permite tener mayor control sobre los servicios de mantenimiento y los gastos asociados al deterioro de los apartamentos, información clave para poder repercutir costes cuando corresponde.
Integración con Avantio: sincronización sin fricción
Win to Win Rentals trabaja con Avantio como PMS desde hace seis años. La integración con Breezeway funciona sin problemas: la disponibilidad de los apartamentos, las reservas y la información necesaria para asignar tareas se sincronizan automáticamente, sin necesidad de saltar entre aplicaciones.
"Muchas veces te venden aplicaciones que en su página web te dicen que están integradas, pero al final a la integración no se le ve color. En este sentido, Avantio y Breezeway sí están bien sincronizadas."
